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华淼财务:报销和发票管理的14个妙招

作者:华淼财务           发表时间:2017-12-15 10:06     来源:西安注册公司

企业日常经营活动中,各种费用的报销都需要凭发票进行。华淼财务发现不少企业在实际工作中,经常发生不拿发票报销的案例,导致费用报销与发票管理存在一定的混乱状况。下面华淼财务就为大家介绍费用报销与发票管控的一些妙招,希望对大家有所帮助。

  1、业务招待费不仅难于监控,也易滋生餐桌上的腐败。不让吃喝会有人跳起来,业务怎么做?华淼财务想起前些年某地方政府有句口号,“接待出生产力”。口号固然可笑,但并非全无道理。招待费不可省,怎么用好就值得思考了,预算制、限额制、报告制、公示制,都有企业尝试。实际效果看,最好的是公示制与限额制结合。

  2、要想管好国企高管的职务消费,建议重点监控招待费、会议费、培训费、差旅费、办公用品费等科目,这些科目华淼财务代理记账,报税,是所谓的职务消费的重灾区。最好做到公示高管费用报销,全员监督。注意厘清高管假借下属名义报销的费用。高管在分子公司有兼职的,还需把审计延伸到分子公司,这里的“故事”很可能比总部还精彩。

  3、中秋、国庆期间,企业一般会为重要客户备上一份礼品。华淼财务提醒大家应该怎么看待呢,一律视为不正之风是否恰当?如果认可它的存在,费用该如何入账?这部分支出实质是市场费用,形式又是赠送,要实质还是要形式?联想起前两年热议的月饼税,觉得做企业无处不是束缚。别故意回避事实了,因为这会成为不讲诚信的诱因。

  4、有些业务人员借款后,迟迟不拿发票报销。一问,要么说是办活动了没发票,要么说给客户佣金了没发票。华淼财务代理记账,如果财务强调必须要有发票,他会跳起来说,要发票业务就做不了。碰到这种情况财务怎么应付?千万别被对方的气势吓倒,因为你在的企业碰到的这些问题没什么特别的。只要老板想规范,一施压就会有办法。

  5、企业租个人的房子,会计处理上有两点要注意。一,个人不能开发票。好说歹说,说服房东去税局代开,房东却以耽误他时间为由,要求房租半年付或年付,发票一次开足。因此,房租需按月分摊进费用。二,代开发票涉及营业税。名义上税点由房东承担,实际上是企业买单。税点只能进营业外支出,不能税前抵扣。

  6、要警惕国企高管职务消费成了贪污公款的幌子。最近某国企女老总被曝“发票腐败”,说白了就是把个人消费如买衣服首饰、做健身美容开成财务认可名头的发票报销。要制止这种见不得光的职务消费,最好的办法是公示,强制要求企业定期公示“享受型”费用支出情况,接受员工的监督。阳光才是最好的防腐剂。

  7、员工报销费用时,都需要哪些人签字?中等规模的企业签字流程一般为部门经理、财务部、财务总监、主管副总。如果公司没做费用预算,还需总经理签字。部门经理签字作用是证明业务属实,财务部签字目的是审核发票与金额、核定预算,财务总监签字是为了知晓资金流向,副总或总经理签字是审批同意资金支出。

  8、国企高管用公款打高尔夫球是违法还是违纪,会计人怎么看呢?若只是基于对腐败的反感就将其一刀切归于违法,这对国企高管是不公平的,毕竟民企老板也会报销打高尔夫球的费用。违不违法还是要看事先有无制度约束。一旦中纪委出台了八项规定,国企高管如果还是我行我素搞享受性消费,这就要定性为违法了。

  9、手机话费如何报销呢?现在的手机号都实名制,到运营商营业大厅开具话费发票时,发票抬头只能是个人名字。问题来了,发票没有公司抬头,很多地方的税局不予认可。这一难题有个思路可以解决。由单位统一购买电话充值卡,按制定的报销标准发放给员工。购买电话充值卡时,运营商是可以开具公司抬头发票的。

  10、办公用品发票不是万能的挡箭牌。华淼财务了解不少企业报销它变相发薪酬、福利,也有企业通过它套现给客户提成,更多的企业把不好入账的礼品、服装、烟酒茶等支出开成办公用品发票。因为方便取得,办公用品俨然成了企业费用的垃圾筐,怎么随意怎么装。注意了,税务稽查时认实质不认形式,得按人头框算办公用品支出。

  11、礼品发票隐藏着巨大的税务风险。华淼财务认为首先,赠送礼品给个人,需代扣代缴20%的个税,谁想到了这个呢?其次,礼品费在所得税前扣除时,类似餐饮费,不能全扣,所得税又少缴了吧。再次,企业购进礼品送人,视同销售,还有增值税呢?如何规避礼品带来的税务风险呢?最稳妥也是最决绝的办法是不允许报销礼品费。

  12、企业给员工报销置装费能税前扣除吗?这要分两种情形看。常见的情形是企业规定员工每年报销置装费的标准,然后自行找发票到财务部报销,这种情形说白了是企业给员工发补贴,报销额度应并入工资计征个税。企业统一制作并要求员工统一着装发生的置装费,则可以作为企业合理支出税前扣除。

  13、餐费发票都需计入业务招待费吗?未必。把餐费计入业务招待费实为无奈之举,因为业务招待费在所得税前扣除时要狠打折扣,以致餐费发票在财务部是不受欢迎的。不过出差时,本人的日常餐费可计入差旅费;公司组织会议时,与会人员的餐费可计入会议费;内部员工聚餐时,餐费可计入职工福利费。

  14、出差补贴该如何报销?以前这是个没有争议的话题,出差一天补助现金若干,直接计入差旅费中报销即可。现在呢,在部分省市继续这么操作恐怕已不妥了,譬如北京的税务就不认可此做法,如不能提供发票,出差补贴一律要并入当月工资计征个人所得税。

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